應收/應付管理系統是企業用來管理應收帳款和應付帳款的系統。它的主要功能是追蹤和管理企業與客戶之間的交易應收款項,以及企業與供應商之間的應付款項。
概論
在應收/應付管理上,我們關注許多要點,包括:
客戶和供應商資料管理:應收應付管理系統能夠有效地管理客戶和供應商的資料,包括聯絡資訊、交易條件、收付期限等。帳款追蹤與管理:使用系統追蹤應收款項和應付款項的週期、金額、到期日期等重要訊息,幫助企業管理好資金流。發票管理:對於應收/應付立帳,在進項與銷項發票的記錄管理,確保進項與銷項發票可清楚追溯,以便進行後續的支付處理並及時收款。風險管理:完善的應收/應付管理,對於企業本身的信用建立良好形象。同時,也可以透過系統資料,幫助評估客戶的收款狀況,進行交易額度調整。對帳管理:系統提供清楚已收、未收,已付、未付明細,比對發票與付款記錄,節省人力成本,降低錯誤率,並及時進行收付款追蹤。報告與分析:系統能夠生成多種報告和分析,包括應收/應付帳款的週期統計、逾期款項情況、客戶付款行為等,幫助企業制定更好的資金管理策略。系統延伸整合:new2ERP的應收/應付系統,以ERP進銷架構,進行批銷應收款、採購應付款之管理,預留延伸跟會計系統串接的彈性,建構進銷存對應會計帳務一貫流程。對於小型企業,可以簡單快速管理因採購、銷售,所產生的應收應付款,確認已收、已付的狀況,並可帳齡分析查詢,追蹤帳齡過長的交易,進一步實施未收、未付之跟催處置。
整體來說,完善的應收/應付管理作業,可以協助企業提高資金利用率,降低逾收風險,提高會計作業效率,減少人工出錯的機會。對於跟供應商的往來,也因為健全的應收/應付管理建立良好信用形象,是企業營運管理中不可或缺的重要工具之一。
new2ERP的應收/應付系統,以ERP進銷架構,進行批銷應收款、採購應付款之管理,系統特色為依據進貨驗收產生應付帳款,批銷出貨產生應收帳款,避免重複帳款,並簡化與往來對象的對帳管理。透過應收/應付立帳,收付沖帳,應收/應付帳款分析,簡單的幾個步驟,即可以妥善管理應收/應付。
應收管理
就管理面來說,應收管理應注意以下:一、落實客戶徵信對往來客戶進行徵信作業,乃是落實信用風險管理重點,應設法搜集客戶資料,了解同行對其之評價,以研訂授信額度及票期授信之時間。二、簽收單據保存貨品依約送達後,務必向客戶取回之簽收聯,有此簽收單據可防止客戶事後否認,據以核對收取帳款時,可免除諸多爭議。若因欠缺簽收聯憑證,客戶賴帳不付時,將造成無法訴諸法庭之窘境。三、加強催收帳款批銷通常採月底結帳方式,應於次月初展開收帳作業,倘若遲延洽收期票,等同現金凍結時間延長,將增加營運風險。四、加強票信監管客戶開立之期票在未兌現前,資金仍處於凍結狀態,需至兌現沖帳後,才算是客帳結清。若發生客戶要求換票,就必需審慎因應,應即設法查訪客戶之虛實狀況,並即時採行必要的措施。五、編制帳齡分析表從帳齡分析表可了解每一客戶欠帳的總額,欠帳總額是否超過授信額度?對授信差者,應即考量是否暫停送貨,有不良紀錄者,亦應了解客戶實況,適時採取法律途徑追償。
應付管理
在應付作業上,管理重點考慮:一、應付對帳應付帳款流程中,先有確實的「驗收、驗退」作業,方能進行正確的「應付對帳」作業。一般而言,企業大都是在月底跟供應商進行對帳,會計們對於此作業都普遍都很頭疼;首先月底時供應商送來一份出貨明細表,然後,公司的會計根據此表,查詢採購記錄與進貨驗收記錄,進行逐筆的核對,有問題的挑出來後再與供應商討論。如此,對帳的工作明顯都由公司的會計們承擔。若用new2ERP應收/應付管理,只要每月月底,從系統裡印出一份當月的進貨驗收記錄,然後把這份記錄發給供應商,讓其進行核對,如此可減輕買方應付對帳工作量。二、結算日釐清在對帳時,「月結」要注意月結劃分時間是「月底」?還是「25...