POS 系統導入前的認知與準備要點

POS 系統導入目的與關鍵

每天門市的收銀資料記錄下來，就像進出流水帳一般，當交接班時，必須要能統計當班的金額、列印成單據，提供給收銀員確認數量金額使用。清帳下班時候，必須蒐集到部門資料，此時需要合計每一台收銀機每日的結帳金額。因為收銀銷售的行為，造成庫存減少，因此系統必須隨時更新的庫存資料，提供經營團隊人員進行補貨等工作和倉管人員負責點數的核對。由此可知，剛作好的 POS 收銀產生的資料，如果不能夠確保各部門員工檢視的角度也就是分析報表，那只能稱得上資料蒐集而已，並不能有效的運用。

POS 已經不再是過去只要應付零售點的銷售資料收集而已。門市人員對於前台的交易速度與操作性能要求也需要更簡便，管理者更容易去稽核，且可以更明確地掌握各類商品銷售狀況，即時回報庫存量、明列每位會員的消費明細、發票管理、查詢訂進退貨明細、完整的盤點清查單品庫存等等。

門市工作與資料整合

POS 首先要做到的就是進行以下資料的整合：

• 商品分類、商品建立、價格變動資料
• 銷售人員、會員資料
• 庫存報表、成本資料
• 採購資料、進貨資料
• 顧客資料
• 退換貨資料

將這些資料進行分析報表及圖表，可以讓經營者更加了解門市每日營收、毛利、消費習慣及消費高峰時期，產品供應等多種交易分析報表，讓經營者時時掌握營運狀況，以利最早、最佳的行銷管理。

收銀的發展目標

如何能夠讓門市經營者達到收銀 POS 帶來的好處，POS 在設計上，必須能夠完成以下目標：

1. 防止人為疏失
   • 利用系統（折扣、退貨、免稅等）規劃店內員工操作收銀功能的權限。
   • 提供找零、禮券編號、退貨提示、外幣計算等，提升工作正確性。
   • 設計各項自動的促銷變價功能，避免人為折扣造成的困擾。
   • 配置相關的收銀監控，減少人員舞弊。
2. 蒐集商品資訊
   • 蒐集銷售內容資訊：商品、數量、金額、付款方式等。
   • 蒐集銷售流程資訊：消費客戶層、交易時段、售貨員、會員、當時成本。
3. 減少重覆作業
   • 節省下班後，店員需統計結帳金額的時間。
   • 庫存不需要重複核對交易資料再計算。
4. 強化採購管理
   • 採購和商品銷售可以更緊密結合。
   • 對於供應商的管理加強。
5. 管理貨品進出
   • 商品進貨退貨使用系統單據。
   • 進出產生庫存紀錄。
   • 應付帳款整合。
6. 強化決策分析
   • 銷售資料產生周轉率、毛利相關的報表，協助促銷與採購的決策。
   • 銷售資料產生售貨員的業績報表，協助員工內部教育訓練。
   • 銷售資料反映促銷策略成效，協助企劃商品的行銷決策。

POS 的模組的效益

POS 系統的功能其解決的目標在於進銷存的完全整合，才能夠顯現出 POS 導入的最佳效益，POS 是解決門市收集資料的目標，搭配其他的系統模組，才能讓蒐集的資料變成有用的資訊，完成金流、物流、資訊流的整合，整理這些模組所帶來的效益為：

1. 收銀作業系統：
   • 商品使用條碼化管理，經由掃描器的輸入可以提昇效率與降低錯誤率，縮短結帳時間，進而提高服務品質，增進商店形象。
   • 部分沒有辦法使用條碼的產品，則藉由觸控螢幕或快速鍵的輸入，簡化傳統記帳的作業方式。
   • 導入門市銷售標準化流程，收銀結帳由系統預先設定好價格，省去門市人員與顧客對於價格的不確定性。
2. 產品與銷售分析管理系統：
   銷售管理系統，不僅可對暢銷或滯銷品加以分析管理，亦可戶數的掌握，進行客户管理作業，確保營業額和利潤，並且可編製各種銷售分析報表，以調整行銷策略及經營方向，建立正確經營目標。
3. 庫存與盤點管理系統：
   • 進銷存單據式管理庫存的進出加減，正確且即時的庫存管理系統的建立，將可有效減少缺貨與存貨積壓，進而降低庫存成本、減少耗損，倉儲空間利用更為有效。
   • 資訊化的盤點方式·縮滅盤點的時間，降低人事成本。
4. 顧客關係管理系統：
   • 顧客與銷售資料整合資訊，有利於分析客層、定價、商圈、需求⋯等商品企劃資訊。
   • 建立會員資訊系統，培養有價值的客戶，隨時了解客戶的消費行為與收集回饋。有利於產品品牌的建立與顧客的忠誠度維繫。
5. 供應商與採購進貨管理系統：
   • 採購人員隨時掌握不同時節的市場需求或客層需求，對廠商訂貨流程系統化，設計商品採購與補貨的流程，減少廠商將周轉率低的商品，直接範貨，塞貨的狀況，也可以避免採購訂貨人員因主觀意識而產生的錯誤判斷，造成庫存增加。
   • 系統化的進貨流程，協助倉管人員正確驗貨、上架等流程。並縮短與廠商對帳的時間成本。

系統上線前的確認工作

在已經正確了解 POS 所帶來的效與解決目標之後，經營者心態上必須要能夠非常清楚，不是配置了 POS 系統就能夠立刻得到上述效益。所有系統的成功關鍵都在於執行力，投入了系統的資本，如果沒有對的人或有經驗的主管來執行，系統導入過程中將會發生難以預期的困難。人的培訓是非常重要的，借重有經驗的廠商或顧問與選擇一套穩定的系統一樣重要。

以下工作為經營者需要在導入之前確認的：

1. 確定導入 POS 用途
   進銷存導入前應先了解自己的需要和改善人工作業不足處，引進 POS 系統是否能夠滿足需求。最簡單的方式，就是參考競爭對手目前的 POS 系統使用狀況，所謂知己知彼，百戰百勝。
2. 尋找相關 POS 廠商
   坊間非常多開發 POS 的廠商，經展示詢問並確認能提供功能的資訊，並詢問所提供現有軟體功能和不足需要修改的收費計算、時程及維護方式。
3. 廠商最好有相關行業之實務經驗
   上線經驗幾乎是決定系統能否成功導入的最重要關鍵，初評估 POS 的經營者，很難藉由展示的系統了解是否完全適合自己使用，建議請廠商提供曾經上線成功的案例，再來評估是否適合自己的業態使用。
4. 決定系統配置與相關硬體需求
   依實際需求配置相關硬體，如有主機架設應考慮購買不斷電系統，如有工作站、廚房印表機則需架設相關線路，檢查所提供電源是否為獨立迴路，以確保電力品質。這一部分可以請廠商協助評估，通常有提供簽訂維護合約的廠商，對於這部分的評估都會相當謹慎。
5. 平日流程調整與雲端系統的配合
   • 雲端系統不再是過去的單一套裝軟體，而是彈性且可持續更新的平台，能針對企業需求做適應性調整。大多數雲端系統強調穩定性和標準化流程，但也具備彈性模組，支持企業應對突發狀況。若系統無法完全滿足特定經營需求，企業應優先檢視內部流程，確保工作流程能與系統的自動化功能相結合，以縮短導入期並儘快達成預期目標。
   • 有經驗的導入顧問通常會強調標準作業流程，以確保上線後系統運作順暢，並減少依賴特定個人。雲端系統能將過去依賴個人經驗的決策，如採購、庫存管理等，轉化為基於數據的決策。例如：透過設定安全存量或經濟採購量，整合銷售、庫存、價格和毛利數據，自動生成多維度的分析報表，協助企業快速做出正確決策，避免因人員異動造成運營中斷。
   • 雲端系統的最大優勢在於具備持續更新的能力，並能快速回應市場變化和法規調整。當實體門市面臨電子商務的競爭壓力時，雲端平台可透過 API 整合電子商務、POS 系統與庫存管理，協助企業打造全通路的經營模式。
   • 雖然雲端系統提供豐富的標準功能，但在某些情況下，企業仍需客製化開發以應對獨特的經營需求。此時應謹慎選擇開發合作夥伴，不僅要評估其開發能力，更要確認其有完善的系統維護和支援服務。由於系統在雲端上運行，一旦缺乏有效的維護，系統可能會停擺或無法升級，導致企業運營中斷。因此，慎選能持續維護與優化系統的廠商，確保上線後系統能持續發揮價值，避免陷入無人維護的窘境。

導入系統前的準備要點

導入系統之前有三種門市狀況的不同準備項目：